HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ là gì - Sử dụng có thuận tiện không ?

Hóa đơn điện tử là gì?

+ Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) là hình thức hóa đơn được tạo lập trên thiết bị điện tử ( theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế). Sử dụng HĐĐT sẽ giúp bạn thanh toán thuận tiện và nhanh chóng khi mua hàng hoặc trả hóa đơn. Đồng thời bảo mật và lưu trữ, tra cứu rất dễ dàng..

+ Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

+ HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

+ HĐĐT có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

hóa đơn điện tử

» Bảng giá thành lập công ty trọn gói .

Cách sử dụng hóa đơn điện tử :

Cách sử dụng HĐĐT cũng rất đơn giản. Trên HĐĐT cũng có các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Như hiện tại, thay vì chúng ta phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với HĐĐT sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm HĐĐT. Và khi ký hóa đơn, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành HĐĐT. (Tương tự hóa đơn giấy chúng ta phải ký tên, đóng mộc và xé liên 2 giao cho khách hàng)

Đến giai đoạn gửi hóa đơn, có thể nói việc gửi HĐĐT cho khách hàng cực kỳ đơn giản vì chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lậpHĐĐT, thì HĐĐT sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.

Và khi đã xuất HĐĐT, HĐĐT (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp HĐĐT ( HĐĐT không có khái niệm liên, chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.

Các loại hóa đơn điện tử :

Hiện tại, theo luật định sẽ có 2 loại hóa đơn điện tử đó là: HĐĐT có mã xác thực và HĐĐT không có mã xác thực.

1.Hóa đơn điện tử có mã xác thực :

HĐĐT có mã xác thực là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực, số hóa đơn cho tổ chức/cá nhân và tổ chức/cá nhân phát hành sẽ tiến hành ký điện tử (bằng chữ ký số) trên hóa đơn. Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.

2.Hóa đơn điện tử không có mã xác thực :

HĐĐT không có mã xác thực được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc cho tất cả các doanh nghiệp trên cả nước vào ngày 01/01/2020. Và bản chất, nó giống 100% hóa đơn giấy thông thường từ các thủ tục: xuất hóa đơn, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý.

Ưu nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử :

Đương nhiên, việc sử dụng một loại sản phẩm mới chắc hẳn sẽ mang đến cho chúng ta nhiều tiện lợi nhưng bên cạnh đó, cũng gây ra một ít phiền toái vì chúng ta chưa quen. Nhưng theo đánh giá của dịch vụ Vạn Đạt, thì HĐĐT chính là giải pháp rất tốt. Giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc rất nhiều. Nào, hãy xem ưu nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì nhé!

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử :

Ưu điểm :

+ Đầu tiên và dễ nhận thấy nhất đó là chi phí tính trên mỗi số HĐĐT so với hóa đơn giấy thông thường.

+ Với số lượng tối thiểu 300 hóa đơn/năm, giá HĐĐT chỉ dao động từ 500đ – 2.000đ/số hóa đơn. Nhưng đối với hóa đơn giấy, để in 6 cuốn hóa đơn (tương đương 300 số) doanh nghiệp sẽ phải mất từ 800.000 đ đến 1.200.000đ tùy thuộc vào hóa đơn được in bao nhiêu màu.

+ Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm rất nhiều công sức trong việc ghi, lưu trữ hóa đơn. Cũng như hạn chế rủi ro đối với việc làm thất lạc hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong quá trình chuyển/phát hóa đơn đến tay khách hàng. Qua đó, giảm thiểu rủi ro bị phạt do làm mất, thất lạc hóa đơn.

Nhược điểm :

+ Có thể nói, nhược điểm khi sử dụng HĐĐT hầu như là không có. Chỉ có là do chúng ta mới sử dụng và cảm thấy chưa quen với loại hóa đơn này mà thôi. Nhưng Vạn Đạt chắc chắn rằng, sau 1 thời gian ngắn sử dụng, chắc chắn cảm giác lạ lẫm đối với HĐĐT sẽ không còn.

Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng từ khi nào ?

Từ thông tư 153/2010/TT-BTC ban hành ngày 28/09/2010 đã có hướng dẫn về HĐĐT và loại hóa đơn này. Và hiện nay, tại hầu hết các chi cục thuế tại Tp. Hồ Chí Minh, đã đồng loạt áp dụng thí điểm sử dụng HĐĐT đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018. Và theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thì thời gian bắt buộc sử dụng HĐĐT sẽ là ngày 01/11/2020 (điều 35).

Trên đây là những nội dung cơ bản nhất về HĐĐT, nếu còn bất cứ thắc mắc nào về loại hóa đơn này, hãy gọi liên hệ ngay với dịch Vạn Đạt qua Hotline : 0902.92.07.17 để được giải đáp!

Rất hân hạnh được phục vụ quý khách.

» Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán.

» Bảng giá hóa đơn điện tử.

****************

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP VẠN ĐẠT